Uno de los errores más comunes durante la etapa de planeación de un proyecto inmobiliario es creer que el Plan de Proyecto es un documento estático, y que para su desarrollo únicamente se debe involucrar el Project Manager.
Más que un checklist que cumplir, la integración del Plan de Proyecto es un proceso que tiene una lógica secuencial e iterativa. Su objetivo es bajar la idea del anteproyecto y el Plan de Negocio, para determinar el alcance, el grado de calidad, el costo, el tiempo y la logística de nuestro proyecto inmobiliario.
Durante esta etapa, la misión del equipo del proyecto es enfocar el lente: pasar de las ideas borrosas a definiciones y especificaciones claras, medibles y ejecutables.
elementos que componen un plan de proyecto inmobiliario
El Plan de Proyecto inmobiliario es un elemento vivo, que se actualiza y optimiza con cada nueva decisión que se toma. Está integrado por una serie de documentos conectados entre sí, entre ellos:
- WBS
- Presupuesto Base
- Programa de tiempo
- Plan de abastecimientos
- Programa de erogaciones
WBS
El primer paso para asegurar el éxito de nuestro proyecto es detallar y estructurar todas las actividades que lo componen. Para eso es el WBS o Desglose Estructurado de Trabajo.
El Project Manager deberá apoyarse de todas las disciplinas e involucrados para detallar el alcance:
- Trámites y permisos: considerar todas las dependencias federales, estatales y municipales que requieren algún tipo de documentación o trámite
- Arquitectura: tomar en cuenta los criterios de diseño arquitectónico por parte del despacho asignado
- Ingenierías: rebotar con cada especialidad las especificaciones de sus equipos, así como los sistemas a utilizar en el proyecto
- Comercial: validar las especificaciones en términos de mercado, para asegurarnos de que el producto se pueda vender al precio pactado
- Jurídico: apoyarse con el equipo legal para identificar todos los procesos que deben seguirse durante la planeación, construcción y cierre del proyecto
- Gerencia de construcción: asegurar que se toman en cuenta todas las condiciones particulares del terreno y sus alrededores; validar sistemas constructivos y especificaciones
Recordemos que cualquier actividad que no esté integrada en el WBS no se considerará como parte del alcance del proyecto, por lo que es muy importante asegurarnos de que esté incluido todo lo necesario para su ejecución.
presupuesto base
El Presupuesto Base se refiere al monto autorizado para ejecutar cada partida del WBS. Para llegar a él, es necesario realizar una iteración de estimados de costo, jugando con las especificaciones hasta encontrar el punto en el que el monto presupuestado está dentro de lo pactado en el Plan de Negocio, sin sacrificar los criterios de calidad del producto.
Para no pecar de optimistas, en el Presupuesto Base se debe asignar un porcentaje de imprevistos: un monto adicional para situaciones que no se pueden predecir y que no pueden ser imputables a ninguno de los involucrados.
El porcentaje de imprevistos es directamente proporcional al nivel de incertidumbre del proyecto. Es decir, que entre más incertidumbre haya sobre las especificaciones, los costos, o las condiciones del proyecto, más alto debería de ser este porcentaje.
programa de tiempo
Tomando como base el WBS, a cada partida se le debe asignar una duración y una fecha de inicio.
En este proceso es fundamental la intervención de la Gerencia de Construcción, la cual brindará información muy valiosa sobre la logística de obra y los procesos constructivos.
Así, se podrá llegar a una programación de cada actividad en el tiempo, y calcular la ruta crítica: la serie de actividades que determinan la duración total del proyecto. Si una de ellas se retrasa, la fecha final de terminación también se aplazará.
plan de abastecimientos
Ahora que ya tenemos muy claro el alcance y el tiempo del proyecto, es momento de dividir las actividades en paquetes de contratación.
Para esto, toma tu WBS y analiza cuántos contratistas debes tener en el proyecto para que tenga una organización y un costo eficientes. Considera las fechas de inicio de cada trabajo, así como las especialidades que pueden delegarse a un solo contratista.
Por regla general, entre menos se divida el alcance será más fácil de controlar, aunque puede haber casos en los que tu proyecto te pida hacer contratos más pequeños e incluir a más contratistas.
programa de erogaciones
El Programa de Erogaciones se refiere a la manera como se va a gastar el presupuesto del proyecto en el tiempo. En él se deben tomar en cuenta los montos de anticipo, amortización y fondo de garantía de cada paquete de contratación.
Una vez que desarrolles este documento, será crucial compararlo contra el modelo financiero de tu Plan de Negocio, para asegurarte de que se están cumpliendo los criterios del flujo de efectivo.
matriz de riesgos
Uno de los roles más importantes del Project Manager durante la etapa de planeación es anticiparse a cualquier riesgo que pudiera presentarse en el proyecto, y desarrollar un plan de acción para cada uno.
Más que una actitud de pesimismo, se debe ver como una previsión: ver el tablero completo y analizar cuáles son las situaciones que pudieran poner en juego el proyecto, y hacer un plan para reaccionar a ellos en caso de que llegaran a presentarse.
Como puedes ver, el desarrollo del Plan de Proyecto es un paso fundamental para asegurar el éxito de cualquier negocio inmobiliario. Durante este proceso es crucial la colaboración entre las distintas disciplinas, y es responsabilidad del Project Manager el asegurar que todas las actividades están correctamente identificadas y especificadas.
